Un logiciel de gestion d’avis vous demande l’adresse e-mail et le mot de passe de votre compte Google ? Arrêtez-vous avant de les transmettre. Une application sérieuse n’a pas besoin de connaître ce mot de passe pour accéder aux fonctions que vous avez décidé de lui confier. Google prévoit deux mécanismes distincts : l’invitation d’un intervenant avec un rôle précis pour une agence, et l’autorisation OAuth pour un logiciel.
Cette différence n’est pas purement technique. Le compte qui gère votre fiche Google Business Profile peut aussi donner accès à Gmail, Drive, Calendar, Photos ou à d’autres services Google. Communiquer son mot de passe revient potentiellement à remettre bien davantage que la seule gestion de ses avis.
La règle simple : votre mot de passe Google doit rester chez vous
Google l’indique dans son aide consacrée aux applications tierces : il ne faut pas saisir le mot de passe de son compte Google dans une application externe. Avec un accès autorisé, l’application ne reçoit que les données et les fonctions acceptées sur l’écran de consentement. Elle ne reçoit pas votre mot de passe.
Il faut néanmoins distinguer trois situations souvent confondues :
- Le partage du mot de passe : la personne ou l’outil peut se connecter comme si elle était vous. Vous perdez la maîtrise réelle de ce qu’elle consulte et des actions qu’elle effectue.
- L’invitation comme gestionnaire : une agence ou un collaborateur utilise son propre compte Google et reçoit un rôle sur la fiche.
- La connexion OAuth : un logiciel vous redirige vers une page Google, affiche les autorisations demandées, puis reçoit un jeton d’accès révocable.
Une agence et un logiciel ne doivent pas être connectés de la même manière
Pour une agence qui intervient manuellement sur votre fiche, Google recommande généralement au client d’inviter le prestataire comme gestionnaire, et non comme propriétaire. Chaque personne travaille alors depuis son propre compte. Les actions restent séparées et l’accès peut être retiré sans changer le mot de passe du cabinet.
Pour une application SaaS qui doit lire les avis ou publier des réponses, la méthode normale passe par OAuth. Vous cliquez sur un bouton de connexion, vous choisissez le compte Google concerné, puis Google présente une page de consentement. Le logiciel ne voit jamais le mot de passe saisi sur la page Google.
Attention à une nuance : un outil qui se contente d’envoyer votre lien de collecte d’avis n’a pas nécessairement besoin d’accéder à votre fiche. En revanche, une fonction permettant de centraliser les commentaires ou d’y répondre peut nécessiter l’accès à l’API Google Business Profile.
Ce que l’écran de consentement doit vous permettre de vérifier
Avant d’accepter, contrôlez au minimum :
- le nom de l’application et l’identité de son éditeur ;
- la liste exacte des données et services demandés ;
- la cohérence entre ces autorisations et la fonctionnalité achetée ;
- les liens vers la politique de confidentialité et les conditions du service ;
- l’absence d’avertissement indiquant une application non vérifiée, sauf environnement de test clairement identifié.
Pour les avis Google Business Profile, Google documente actuellement le périmètre OAuth business.manage aussi bien pour récupérer la liste des avis que pour créer ou modifier une réponse. Ce périmètre n’est donc pas un simple accès « lecture des avis » ultralimité. Le prestataire doit expliquer clairement ce qu’il utilise réellement et sécuriser les jetons reçus.
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Qui doit rester propriétaire principal de la fiche ?
Le cabinet ou l’entreprise doit conserver la propriété, idéalement avec un compte institutionnel durable plutôt qu’avec l’adresse personnelle d’un salarié ou d’un prestataire. Les règles de Google imposent aux tiers de laisser le client propriétaire ou copropriétaire de son profil. Google conseille également à une agence invitée sur une fiche existante d’accepter un rôle de gestionnaire, pas de propriétaire.
Accorder inutilement le rôle de propriétaire augmente le risque : transfert de propriété principale, ajout ou suppression d’autres utilisateurs et difficulté à récupérer la fiche lors d’un conflit. Le rôle doit correspondre au besoin opérationnel, pas servir de solution de facilité.
Les nouveaux propriétaires ou gestionnaires doivent par ailleurs attendre sept jours avant d’effectuer certaines opérations sensibles. Google cite notamment la suppression du profil, la suppression d’autres propriétaires ou gestionnaires et le transfert de la propriété principale. Cette restriction n’empêche pas toute utilisation de la fiche, mais elle peut compliquer une sortie préparée au dernier moment.
Peut-on révoquer l’accès d’un logiciel ?
Oui. Depuis les connexions tierces du compte Google, vous pouvez examiner les applications autorisées, voir ce qu’elles peuvent consulter ou gérer, puis retirer leur accès. La révocation empêche les futurs appels à votre compte, mais elle n’efface pas automatiquement les données que l’éditeur a déjà copiées. La politique de confidentialité et le contrat doivent donc préciser la durée de conservation et la procédure de suppression.
Pour vérifier le résultat côté fiche, il est utile de savoir où consulter et gérer les avis Google directement, sans dépendre exclusivement du tableau de bord du prestataire.
L’audit d’accès à réaliser au moins deux fois par an
Ouvrez la liste des propriétaires et gestionnaires de chaque établissement, puis celle des connexions tierces du compte Google. Pour chaque accès, notez son responsable, sa justification, son niveau de permission et sa date de dernière utilisation.
Supprimez ou faites confirmer :
- les comptes d’anciens salariés ;
- les agences dont le contrat est terminé ;
- les adresses génériques dont personne ne connaît plus le responsable ;
- les logiciels remplacés ou inutilisés ;
- les propriétaires ajoutés sans nécessité documentée ;
- les accès accordés à un ancien test gratuit.
Dans un cabinet de santé, cet audit doit aussi couvrir les réponses déjà publiées. Une connexion correcte ne dispense pas de respecter la confidentialité : une réponse publique ne doit pas confirmer qu’une personne est patiente, dévoiler un rendez-vous, un soin ou une information médicale. Une procédure claire pour répondre aux avis sans perdre en personnalisation réduit ce risque, y compris lorsque l’IA prépare un brouillon.
Que prévoir lorsque le contrat prend fin ?
La sortie ne doit pas se limiter à résilier la facture. Demandez une confirmation écrite portant sur quatre points : révocation de l’accès OAuth, suppression du rôle de l’agence, restitution ou export des données utiles et suppression des données qui n’ont plus à être conservées.
Les règles Google applicables aux prestataires tiers prévoient qu’un client puisse se désengager facilement. Dans les sept jours ouvrés suivant sa demande, le prestataire doit lui permettre de dissocier le compte utilisé pour gérer la fiche et de retrouver un contrôle exclusif. Ce délai de sortie contractuelle est distinct du délai technique de sept jours imposé aux nouveaux propriétaires ou gestionnaires pour certaines actions.
La checklist avant de connecter un logiciel d’avis
- Refusez de transmettre votre mot de passe Google.
- Vérifiez que la connexion s’effectue sur une page Google sécurisée.
- Lisez les autorisations demandées au lieu de cliquer automatiquement sur « Autoriser ».
- Demandez pourquoi chaque accès est nécessaire à la fonction achetée.
- Conservez le cabinet comme propriétaire principal de la fiche.
- N’accordez à une agence que le rôle réellement nécessaire.
- Documentez la révocation et la suppression des données en fin de contrat.
- Auditez régulièrement les salariés, prestataires et applications encore autorisés.
Le bon indicateur n’est pas l’absence totale d’autorisation : c’est une autorisation compréhensible, proportionnée et révocable. Un outil qui doit gérer vos avis peut légitimement demander un accès à Google Business Profile. Il ne doit pas, pour autant, connaître le secret qui ouvre l’ensemble de votre compte.