Gérer les rejets et impayés du tiers payant : conseils et bonnes pratiques

Les rejets de télétransmission entravent le processus de paiement des soins, provoquant des problèmes de trésorerie pour les médecins, ou établissements de santé. Les praticiens, souvent concentrés sur leur cœur de métier, peuvent ne pas être conscients de l’ampleur de ces problèmes financiers. Il est indispensable d’identifier et de traiter rapidement les rejets de télétransmission pour prévenir les difficultés financières.

Les rejets de télétransmission surviennent pour diverses raisons, souvent liées à des erreurs humaines. Parmi les causes courantes, on trouve :

  1. Manque de temps ou d’inattention lors de la saisie des informations du patient.
  2. Méconnaissance des procédures, des droits du patient ou des nomenclatures en vigueur.
  3. Informations patient non à jour, comme les coordonnées, le régime d’assurance maladie ou les données de la carte Vitale.

Avant de réaliser une consultation ou une intervention médicale. Vous devez vous assurer que votre patient soit protégé par une assurance maladie complémentaire (mutuelle) avant de commencer un acte. En prenant cette précaution, vous vérifiez si le patient bénéficie d’une couverture adéquate pour les services que vous allez offrir. Si cela n’est pas le cas, il est crucial d’alerter le patient que le coût de la prestation lui sera facturé directement, plutôt que de passer par le tiers payant.

 

Comment vérifier les droits du patients ?

L’ADRi (Acquisition des DRoits intégrés) est un service en ligne de la Sécurité Sociale, intégré à votre logiciel de gestion ou logiciel professionnel, qui permet d’actualiser les droits des patients grâce à une connexion en temps réel avec les serveurs de la Sécurité Sociale. Ce service offre la possibilité d’accéder aux droits les plus récents de vos patients, garantissant ainsi un remboursement et réduisant les rejets provenant des caisses, notamment lorsque la carte Vitale n’est plus à jour. Veillez donc à disposer des droits les plus récents du patient avant d’établir vos devis.

Etape 2 : Vérification des informations du patient

Après avoir vérifier les droits du patient, il est essentiel de vérifier des informations personnelles telles que le nom, le prénom, la date de naissance, l’adresse, le numéro de sécurité sociale et le numéro de mutuelle. S’assurer de l’exactitude de ces données est primordial pour une facturation sans faille et permet d’éviter les désagréments liés aux rejets en tiers payant.

Respecter les tarifs de la sécurité sociale

Afin d’éviter les rejets de prise en charge en tiers payant, il est crucial de suivre les tarifs remboursés par la sécurité sociale. Si les frais de la prestation dépassent ceux pris en charge par la sécurité sociale, il est important d’en informer le patient et de lui fournir un devis précis.

Télétransmettre la facture dans les délais

Les institutions de santé établissent des échéances de facturation pour prévenir les refus en tiers-payant. Il est essentiel de se conformer à ces échéances afin de prévenir les rejets de factures. Pour ce faire, assurez-vous d’envoyer la facture dans les délais prescrits et de conserver une copie de celle-ci.

Les solutions pour éviter les rejets

Utiliser un logiciel de facturation

Recourir à un programme de facturation est une méthode efficace pour prévenir les refus en tiers payant. Ces logiciels facilitent la vérification des données du patient, la confirmation des couvertures de la mutuelle, le respect des tarifs de la sécurité sociale et le suivi des échéances de facturation.

Externaliser la gestion et le recouvrement de ses impayés

Il est possible de confier la gestion et la récupération des impayés à un fournisseur de services. De nombreux prestataires peuvent entreprendre et réaliser, en votre nom, le recouvrement de vos factures impayées. Cela réduit vos pertes financières et allège vos responsabilités administratives, vous permettant d’encaisser l’argent sans vous soucier des procédures. Vous améliorez ainsi la gestion de votre trésorerie et optimisez vos finances. 

Vous économisez du temps et de l’argent, car facturer est important, mais recevoir le paiement est encore mieux. Pour ce type de service, il faut compter entre 40 et 60 € par mois en fonction du nombre de factures que votre partenaire aura à traiter.

Que ce soit du côté de la sécurité sociale ou d’une part mutuelle concernant le tiers payant : Une facture rejetée ne vous sera jamais payée si vous ne faites rien !

FAQ

Si un refus survient, contactez la mutuelle pour obtenir des éclaircissements sur la raison du rejet ou les droits du patient, et demandez les instructions à suivre. Rassemblez ensuite les documents nécessaires (factures, ordonnances, retour Noémie, etc.) et transmettez-les par courrier postal ou par email.

La première étape consiste à envoyer une lettre de relance par courrier ordinaire, dans laquelle vous rappelez gentiment au patient les frais impayés. Si le patient ne répond pas à cette première lettre, vous pouvez alors envoyer une seconde lettre, rédigée sur un ton plus ferme.

 

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