Conseils et exemples pour gérer la communication de la fermeture de votre cabinet médical pendant les vacances scolaires

Imaginez que vous êtes malade et que vous découvrez soudainement que votre médecin est en vacances. Frustrant, n’est-ce pas ? En tant que médecin, comment pouvez-vous éviter de mettre vos patients dans cette situation délicate ?

Tout le monde a besoin de temps libre, y compris les médecins. Vous et votre équipe prévoyez de prendre quelques jours de congé pendant les vacances scolaires ? Si c’est le cas, voici comment faire en sorte que tout fonctionne correctement durant votre absence.

Nous allons vous proposer pleins de conseils et astuces en fonction de si vous fermez complètement votre cabinet, ou si vous vous êtes organisés pour trouver un médecin remplaçant.

34,5% des médecins français n’arrivent pas à se déconnecter pendant leurs vacances. Aussi 10% sont joignables par téléphone pour leurs patients. Dans le même temps, les médecins conseillent à leurs patients de se déconnecter, de séparer le travail de la vie personnelle et de laisser les soucis professionnels au travail pendant les vacances, mais beaucoup ne suivent pas ces conseils !

Cependant, comme pour toute profession, les médecins ont besoin de s’absenter du travail. En effet, non seulement les docteurs ont besoin de se reposer et de prendre du recul face aux nombreux problèmes qu’ils entendent tous les jours.

Exemple de messages pour annoncer la fermeture d'un cabinet médical pendant les vacances scolaires

Nous vous proposons différents types de messages à afficher ou à envoyer à vos patients pour annoncer la fermeture de votre cabinet médical durant des vacances scolaires.

Ces messages peuvent être imprimés sous forme d’affiche, envoyer par SMS, par email, enregistrer sur votre répondeur ou même afficher sur votre site internet sous forme d’une popup qui s’ouvre à l’ouverture de n’importe quelle page de votre site. Ainsi, aucun de vos patients ne pourra la louper ! Chez MediTrust, c’est la façon que nous préconisons sur les sites internet que nous concevons.

Message de congé avec un ton informatif et professionnel

Chers patients,

Veuillez noter que notre cabinet médical sera fermé du XX/XX/XXXX au XX/XX/XXXX inclus pour les vacances scolaires. Nous serons de retour le XX/XX/XXXX à l’horaire habituel.

Nous vous remercions pour votre compréhension. Pour toute urgence, veuillez appeler le 15.

Cordialement,
 L’équipe du cabinet médical

Message avec un ton léger et humoristique

PAUSE BIEN MÉRITÉE ! Chers patients, Nous avons travaillé dur toute l’année et il est temps de prendre une pause bien méritée ! Notre cabinet médical sera fermé pour les vacances scolaires, du XX/XX/XXXX au XX/XX/XXXX inclus. Nous espérons que vous passerez également de bonnes vacances et nous serons de retour le XX/XX/XXXX à l’horaire habituel. Prenez soin de vous ! L’équipe du cabinet médical Pour toute urgence, veuillez appeler le 15.

Message avec un ton chaleureux et rassurant

Chers patients,

Notre cabinet médical sera fermé pour les vacances scolaires, du XX/XX/XXXX au XX/XX/XXXX inclus. Nous savons que cela peut être un moment stressant pour certains d’entre vous, mais nous voulons vous assurer que nous serons de retour à l’horaire habituel dès le XX/XX/XXXX.

En attendant, nous vous souhaitons de joyeuses vacances et nous sommes impatients de vous retrouver bientôt pour prendre soin de votre santé.

À bientôt !
L’équipe du cabinet médical

Pour toute urgence, veuillez appeler le 15.

Besoin d’une affiche personnalisée ? Avec votre compte Meditrust, vous pouvez nous demander une affiche sous le format que vous souhaitez ! Une affiche gratuite par an, on en profite, et on s’inscrit.

Gardez un standard téléphonique actif

Cependant, les patients peuvent avoir besoin de vos services même lorsque vous êtes en vacances. Les problèmes médicaux ne prennent pas de pause ! Par conséquent, le maintien de l’accès aux soins médicaux est important non seulement pour la santé de vos patients, mais aussi pour votre image, et votre réputation.

Votre standard téléphonique doit avoir un message clair indiquant votre fermeture, et surtout proposez des solutions alternatives comme le numéro de téléphone d’un médecin de garde, et surtout le numéro à appeler en cas d’urgence santé.

Proposez un médecin remplaçant

Vous pouvez choisir entre ces différentes solutions :

  • Envoyez le patient à un autre médecin de votre ville (ou région géographique).
  • Mettez vous en relation avec un médecin proche de votre localisation pour rediriger vos patients durant votre absence. Cela peut être un échange de bon procédé, lorsque celui ci partira également en vacances, vous vous occuperez de ses patients. Cette solution demande une bonne dose de prévoyance
  • Référer le patient au SAMU, notamment pour les urgences. Cette option n’est pas personnelle, mais elle garantit une assistance rapide

Vacances et remboursement des soins : quelles démarches pour le patient

Si vous êtes en vacances ou si votre médecin n’est pas disponible, vous n’aurez peut-être pas d’autre choix que de consulter un médecin en dehors du parcours de soin. Dans ces deux cas précis, la consultation réalisée continuera d’être considérée comme faisant partie du parcours de soins et le remboursement se déroulera normalement.

  1. Sur votre lieu de vacances : Pour que le remboursement aboutisse, le médecin consulté doit cocher la case « Hors résidence » lorsqu’il remplit la feuille de soins.
  2. Si votre médecin est en congés : Afin que les patients puissent consulter pendant leur absence, s’il ne s’agit pas du même médecin, le parcours de soins est respecté et le remboursement par la Sécurité Sociale et la Médecine Complémentaire est normal. Le médecin remplaçant coche simplement « Médecin remplaçant » sur la fiche de soins qu’il vous remet.

Dans les autres cas, où vous consultez un médecin hors parcours de soin alors la Sécurité Sociale remboursera la consultation d’un médecin non traitant à 70 % de sa base de remboursement fixée à 25 €. Vous serez donc remboursé de 17,5 €.

Google My Business : Vacances, comment l'indiquer

De nombreux établissements de santé commettent l’erreur de laisser leur fiche Google Business ouverte même lorsqu’ils sont fermés. Cela peut entraîner une frustration pour les patients qui cherchent à prendre rendez-vous ou à se rendre à l’établissement en question. Pourtant, Google encourage les établissements de santé à mettre à jour régulièrement leurs informations sur le web afin d’offrir une meilleure expérience utilisateur. En effet, Google a récemment annoncé qu’il vérifiait les horaires des établissements mentionnés sur la fiche Google My Business. Il est donc indispensable pour les établissements de santé de maintenir leurs horaires à jour pour éviter toute confusion pour leurs patients.

Il y a trois façons d’indiquer des fermetures sur une fiche Google My Business : La première est d’ajouter des horaires exceptionnels sur une période de date. La seconde est d’indiquer une fermeture temporaire, et la troisième à ne pas confondre est d’indiquer une fermeture définitive.

Meditrust vous recommande d’indiquer des horaires exceptionnels si vous partez en vacances, et voici comment le faire :

  1. Connectez-vous sur votre compte Google My Business
  2. Sélectionnez « Infos » puis « horaires exceptionnels »
  3. Choisissez le jour qui vous faut ainsi que les horaires concernés
  4. Cliquez sur Ok puis rajoutez un autre horaire en cliquant sur « Ajoutez vos horaires »
  5. Appuyez sur « Appliquer » à la fin

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